نرم افزار دبيرخانه امكان ثبت كليه اطلاعات مربوط به نامه هاي وارده و صادره و گزارش گيريهاي مختلف از آنها را در اختيار
كاربران قرار مي دهد.
امكانات اين نرم افزار شامل :
- امكان ثبت اطلاعات نامه هاي وارده از قبيل فرستنده، گيرنده، موضوع، شرح، شماره ثبت در دفتر، تاريخ ثبت در دفتر
و ...
- امكان ثبت اطلاعات نامه هاي صادره
- امكان دسته بندي نامه هاي وارده و صادره برحسب ارجحيت و طبقه بندي
- امكان ثبت كليه پيروهاي يك نامه به همراه شرح و تاريخ
- امكان ثبت كليه بازگشتهاي يك نامه به همراه شرح و تاريخ
- امكان جستجوي نامه ها براساس كليه اطلاعات وارد شده بصورت تركيبي
- امكان ثبت تصوير يا تصاوير اسكن شده نامه
- امكان اسكن مستقيم تصوير نامه توسط نرم افزار
- امكان ثبت ارجاع كنندگان يك نامه به همراه شرح و تاريخ ارجاع
- امكان ثبت كليه امضاء كنندگان يك نامه به همراه شرح و تاريخ امضاء
- ثبت خودكار فرستندگان و گيرندگان براي استفاده هاي آينده
- ثبت اطلاعات مربوط به اقدامگران
- مديريت دسترسي بايگانها
- كنترل وضعيت عملكرد بايگانها به همراه تاريخ و ساعت، نامه تغيير يافته و نوع تغيير انجام شده
- امكان ابطال نامه هاي حذف شده توسط بايگانها توسط مدير سيستم
- امكان امحاء نامه هاي قديمي بصورت تركيبي
- امكان نگهداري پرونده مربوط به هر نامه (پرونده هاي Microsoft Word، Microsoft Excel، Text Files، PDF Files، و ...)
- امكان چاپ نامه ها بصورت تك و فهرستي
- امكان چاپ نتايج جستجوي نامه ها
- امكان چاپ وضعيت عملكرد بايگانها
- امكان ثبت پروژه براي هر نامه جهت دسته بندي نامه ها
- امكان تعريف قالب براي شماره نامه و كنترل قالب هنگام ورود شماره نامه
و ...